Gebündelte Artikeldaten mit EPIS

Das »Elektronische Produktdaten Informations-System« EPIS bündelt die Artikeldaten der HOLZRING-Lieferanten in einer zentralen Datenbank. Neben den klassischen Artikelinformationen liegt besonderes Augenmerk auf technischen Datenblättern, Einbauanleitungen und Leistungserklärungen im PDF-Format sowie auf möglichst vielen, qualitativ hochwertigen Bilddateien.

Die HOLZRING-Mitglieder können alle Daten und Dateien in einem einheitlichen Format aus der Datenbank abrufen. Individuelle Abstimmungen mit Lieferanten oder Entwicklungen einer Vielzahl von Datentransferschnittstellen brauchen die HOLZRING-Mitglieder nicht vorzunehmen. Das erledigt der HOLZRING über das EPIS.

Den HOLZRING-Mitglieder wird somit die Verbesserung der Stammdaten in Ihren ERP-Systemen ermöglicht. Die Daten können für Online-Shops und marketingorientierten PIM-Anwendungen genutzt werden.

Die HOLZRING-Zentrale übernimmt die Kommunikation mit den teilnehmenden Lieferanten, kümmert sich um den Datentransfer vom Lieferanten in das EPIS und bemüht sich um eine beständige Qualitätssicherung. Lieferanten haben mit dem HOLZRING einen zentralen Ansprechpartner — das erleichtert und vereinfacht die Arbeit erheblich.

 

Beidseitiger Nutzen

Für Gesellschafter

✓ Einheitliche Stammdaten in allen ERP-Systemen
✓ schnellere Listung neuer Artikel
✓ geringere Pflegekosten
✓ konsistente Daten für Webshops und PIM-Anwendungen
✓ technische Dokumente und Bilder gebündelt verfügbar

 

Für Lieferanten

✓ Einmalige Datenpflege wirkt in allen Mitgliedsbetrieben
✓ ein zentraler Ansprechpartner statt vieler
✓ deutlich weniger Rückfragen aus dem Markt
✓ qualitätsgesicherte Datenausgabe in einheitlichem Format

 

Was ist HOLZRING-EPIS?

EPIS IST KEIN PIM! Das »Elektronische Produktdaten Informations-System« des HOLZRING bündelt die Artikel ausgewählter Lieferanten in einer zentralen Datenbank. Die HOLZRING-Mitglieder können auf diese Datenbank zugreifen, um die Daten, angereichert mit marketingorientierten Informationen, Bildern und technischen Datenblättern in einem einheitlichen Format abzurufen. EPIS Hilft, die individuellen Lieferanteninformationen und -formate zu organisieren und den Daten-Empfängern – also den HOLZRING-Mitgliedern – die Arbeit zu erleichtern.

Die HOLZRING-Zentrale übernimmt die Kommunikation mit den Lieferanten, kümmert sich um die Verbesserung der Qualität der Daten, beseitigt Störungen im System und rekrutiert neue Lieferanten. Ein ganz besonderer Mehrwert liegt in der Vertragsorganisation. Mit jedem teilnehmenden Lieferanten wird ein EPIS-Vertrag abgeschlossen. In diesem Vertrag werden insbesondere die Nutzungsrechte, mit Schwerpunkt auf die Bildrechte so geregelt, dass die HOLRZING-Mitglieder weitestgehend frei von Restriktionen sind und die Informationen und Bilder zur weiteren Anwendung auch ihren Kunden zur Verfügung stellen können.

EPIS? Was ist zu tun?

• 01. DER EPIS-VERTRAG

  Sie schließen mit dem HOLZRING einen EPIS-Vertrag. In diesem Vertrag werden die Rahmenbedingungen für die Teilnahme am System festgelegt, insbesonder die Nutzungsrechte der HOLZRING-Mitglieder an Ihren Artikelinformationen und dazugehörigen Dateien (PDFs, Bilder) werden genau geregelt. Mit nur einem Vertrag wahren Sie Ihre Rechte für eine Vielzahl Ihrer Kunden – ohne aufwändige, bilaterale Vereinbarungen abschließen zu müssen.
  

• 02. IHRE KONTAKTDATEN

  Sie geben uns Ihren Verantwortlichen für die operative Umsetzung auf. Mit diesem Ansprechpartner erfolgt die Abstimmung hinsichtlich der Datenformate, Dateneinreichung und -aktualisierung.
  

• 03. UNSERE WUNSCHLISTE

  Sie erhalten von uns eine »Wunschliste« der Artikeldaten, die wir von Ihnen übernehmen möchten. Haben Sie selbst noch keine Artikeldatei für den Datentransfer, bekommen Sie von uns eine Artikelstammdatenliste als »Arbeitsgrundlage«.

• 04. QUALITÄTSSICHERUNG – DIE INHALTE

  Nachdem wir von Ihnen eine erste Artikelstammdatenliste erhalten haben, überprüfen wir die Dateninhalte. Dabei geht es um die Datenqualität im Hinblick auf die Anforderungen Ihrer Kunden im HOLZRING. Stellen wir Fehler fest, nehmen wir zu Ihnen Kontakt auf und helfen Ihnen bei der Fehlerkorrektur.

• 05. QUALITÄTSSICHERUNG – DIE TECHNIK

  Erst danach testen wir die Übernahme Ihrer Daten in unser EPIS. Die technische Abwicklung des EPIS wird durch einen von uns beauftragten und auf Datenmanagement spezialisierten Dienstleister realisiert: Die raw (Rechenanlage West) in Kreuzau-Stockheim. Treten Probleme bei der Datenübernahme auf, treten die Experten der raw mit Ihnen in Kontakt und stimmen die notwendigen Änderungen ab.

• 06. ERSTE DATENÜBERNAHME

  Sind Ihre Daten fehlerfrei ins System übernommen, erhalten Sie einen Zugang zu unserem EPIS-Portal. Darüber können Sie Ihre Daten nochmals prüfen und zur »Veröffentlichung« freigeben. Nun sind Sie im EPIS integriert und Ihre Daten können von den HOLZRING-Mitgliedern in ihren unterschiedlichen Anwendungen verarbeitet werden.

• 07. DER REGELBETRIEB

  Im Regelbetrieb sollten Sie uns regelmäßig Datenaktualisierungen zur Verfügung stellen. Die Gründe dafür können vielfältig sein: Verbesserung der Datenqualität, Komplettierung der »Wunschfelder« oder ein Kollektionswechsel,. Neue Artikel kommen hinzu oder alte Artikel werden aus dem Programm genommen. Nach jeder Datenübernahme überprüfen Sie Ihre Daten nochmals im EPIS-Portal, bevor Sie Ihre Freigabe erteilen.

• 08. AUTOMATISIERUNG DES PROZESSES

  Bleibt der Aufbau der Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, gleich, kann Ihnen die raw einen vollautomatisierten Übernahmeprozess einrichten.

• 09. BESTÄNDIGE VERBESSERUNG

  Auch im Regelbetrieb kann es vorkommen, dass wir auf Verbesserungsmöglichkeiten stoßen. Dies vor allem aufgrund von Anfragen und Vorschlägen von den HOLZRING-Mitgliedern – also Ihren Kunden. Damit kommen wir auf Sie zu und versuchen mit Ihnen gemeinsam diese neuen Anforderungen umzusetzen

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Ihre Ansprechpartner:

Claudia Hoffmann

Lieferantenmanagerin
T +49 (421) 22315-13
E hoffmann(at)holzring.de

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Maik Möhle

Lieferantenmanager
T +49 (421) 22315-21
E moehle(at)holzring.de

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Jan Rüther

Lieferantenmanager
T +49 (421) 22315-17
E ruether(at)holzring.de

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Uta Reinhardt

Technischen Fragen
T +49 (421) 22315-27
E reinhardt(at)holzring.de

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FAQ

• Was umfasst EPIS neben Artikeldaten?

  EPIS enthält neben den klassischen Artikelinformationen (Bezeichnung, EAN, Masse, Klassifikation) auch technische Datenblätter, Einbauanleitungen, Leistungserklärungen im PDF-Format und qualitativ hochwertige Produktbilder — alles in einem einheitlichen, abrufbaren Format.
  

• Wie pflegen Lieferanten ihre Daten in EPIS ein?

  Lieferanten erhalten von der HOLZRING-Zentrale Zugang und definierte Pflegeformate. Die Erstpflege erfolgt im Onboarding gemeinsam mit dem Lieferantenmanagement; laufende Aktualisierungen können in BMEcat, ETIM oder einem branchenspezifischen Subset eingespielt werden. Die Zentrale übernimmt Kommunikation und Qualitätssicherung.